ایمیل رسمی انگلیسی

چرا لازم است که نحوه نوشتن یک ایمیل رسمی انگلیسی را یاد بگیریم؟ وقتی که می‌خواهید به کسی که او را به خوبی نمی‌شناسید ایمیل بدهید بهتر است سبک ایمیل شما رسمی باشد.

همچنین اگر شما صاحب کسب و کاری هستید که به واسطه آن نیاز دارید با مشتری یا تولیدکنندگان خارجی خود ارتباط برقرار کنید، با نوشتن ایمیل با لحنی رسمی، حس حرفه‌ای‌تر و بازخورد بهتری را در طرف مقابل ایجاد خواهید کرد.

در این متن ما قدم به قدم و با ذکر نمونه‌ها و مثال‌های متعدد به شما یاد خواهیم داد که تفاوت ایمیل رسمی و غیررسمی چیست. همچنین با خواندن این متن خواهید فهمید که چگونه یک ایمیل رسمی انگلیسی درست بنویسید و چطور آن را به درستی قالب‌بندی و فرمت کنید.

ایمیل رسمی انگلیسی چیست؟

معمولا ایمیل رسمی وقتی استفاده می‌شود که بخواهید به شخصی که خوب نمی‌شناسید، و یا شخصی با قدرت و نفوذ بالا ایمیل بدهید، از جمله این افراد می‌توان به اساتید، مقامات رسمی دولتی یا حتی شرکتی که با آن در حال تجارت هستید اشاره کرد.

اگر محل کار شما محیطی رسمی است باید در ایمیل خود به رئیس و همکاران، از لحن رسمی استفاده کنید مگر اینکه صریحا به شما گفته شود که نیازی به استفاده از لحن رسمی نیست.

نوشتن ایمیل رسمی به جز انگلیسی، در زبان‌های دیگری مانند ایتالیایی نیز رواج دارد. برای یادگیری نحوه نوشتن یک ایمیل ایتالیایی، می‌توانید در کلاس‌های آموزش زبان ایتالیایی شرکت کنید.

تفاوت ایمیل غیررسمی و رسمی چیست؟

ایمیل رسمی با ایمیل غیررسمی کاملا تفاوت دارد. معمولاً ایمیل غیر رسمی را به افرادی می‌دهیم که به خوبی او را می‌شناسیم مثلا یک دوست یا یکی از اعضای خانواده.

در حقیقت آنچه که ایمیل رسمی را از غیررسمی متمایز می‌کند ساختار و لحن نوشتار آن است. ایمیل‌های رسمی ساختار کاملاً مشخصی دارند: ابتدای ایمیل حتما باید با سلام آغاز شود، نام یا لقب طرف مقابل ذکر شود، و… . همچنین زبان و لحن نوشتار در یک ایمیل رسمی انگلیسی کاملا با ایمیل‌های عادی متفاوت است. در ایمیل‌های رسمی به هیچ وجه نباید از علامت‌ها، کلمات و جملات اختصاری استفاده کرد، همچنین به کار بردن کلمات عامیانه، شکلک‌ها و اصطلاحات غیر رسمی نیز مناسب نیست. در یک ایمیل رسمی همیشه باید از جملات کامل و دستور زبان مناسب استفاده کرد درحالی که برای ایمیل‌های غیر رسمی چنین چیزی اصلا ضرورت ندارد. برای مثال در یک ایمیل رسمی از چنین جمله‌ای استفاده می‌شود:

The meeting is scheduled for December 5th at 9:30 a.m. All students must attend. Your project updates are needed.

در حالی که برای انتقال همین مفهوم در ایمیل غیررسمی ممکن است چنین ادبیاتی استفاده شود:

Required meeting—Dec 5, 9:30 a.m. Updates needed. See ya there. 🙂

همانطور که می بینید اطلاعات هر دو جمله مشابه هستند. اما لحن اولی بسیار رسمی‌تر است ولی زبان دومی عامیانه بوده و انتهای جمله نیز از شکلک استفاده شده است.

چطور یک ایمیل رسمی انگلیسی بنویسیم؟

معمولا برای نوشتن یک ایمیل رسمی (نسبت به ایمیل‌های غیر رسمی) به زمان‌ بیشتری نیاز است چرا که باید به تمامی عناصر موجود در ایمیل دقت شود. بخش‌های اصلی که در یک ایمیل رسمی باید حتما نوشته شوند شامل موارد زیر هستند:

عنوان ایمیل

اولین چیزی که مخاطب در صندوق ورودی خود می‌بیند عنوان ایمیل است. بنابراین اگر عنوان گمراه کننده باشد یا اطلاعات کافی را منتقل نکند ممکن مخاطب اصلا ایمیل شما را نخواند و حتی ممکن است آن را به پوشه اسپم بفرستد. هر قدر ایمیل شما رسمی‌تر باشد، باید جزئیات بیشتری در عنوان ایمیل ارائه شود. البته باید دقت کنید که عنوان ایمیل از متن خود ایمیل بیشتر نشود.

برای مثال به این عنوان رسمی دقت کنید:

Required Student Meeting: December 5th, 9:30 a.m.

در حالی‌که در یک ایمیل غیررسمی همین عنوان را می‌توان به این صورت نوشت:

Upcoming Meeting

سلام اول ایمیل رسمی انگلیسی

در این بخش باید مستقیماً شخصی را که برایش ایمیل ارسال می‌کنید مورد خطاب قرار دهید. این بخش همیشه در ایمیل‌های رسمی انگلیسی باید وجود داشته باشد، اما در ایمیل‌های غیر رسمی گاهی می‌توان از آن چشم پوشی کرد. بسته به مخاطب، این بخش می‌تواند به عناوین مختلفی نوشته شود. برای مثال:

اگر ایمیل را برای یک گروه ارسال می‌کنید، کل گروه را مورد خطاب قرار دهید:

Dear Students,

اگر قرار است به یک شخص ایمیل دهید و نام او را نیز می‌دانید، نام او به همراه عنوانی متناسب با او بیاورید:

Dear Professor Smith,

اگر نام شخص را نمی‌دانید باید تمام تلاش خود را بکنید تا اسم او را متوجه شوید، اما در صورتی که هیچ راهی برای فهمیدن نام او نداشتید، می‌توانید قسمت سلام ایمیل را با “عنوان” فرد و نه نام او آغاز کنید:

Dear Human Resources Director,

در موارد استثنایی نیز که هم نام و هم عنوان مخاطب مورد نظر را نمی‌دانید می‌توانید از چنین عبارتی استفاده کنید:

To whom it may concern,

مقدمه

در یک ایمیل رسمی انگلیسی، فرد در ابتدای متن باید به معرفی خود بپردازد. یک نمونه از این معرفی در زیر آورده شده است:

My name is Jordan Smith. I am the professor of Statistics for XYZ University. This message is for all current students.

متن اصلی ایمیل

در متن اصلی یک ایمیل رسمی انگلیسی شما باید هدف خودتان را از نوشتن ایمیل توضیح دهید. در این قسمت باید به طور واضح و دقیق بنویسید که از مخاطب چه می‌خواهید.

به یاد داشته باشید که مخاطبتان شما را نمی‌شناسد و احتمالا اطلاع قبلی راجع به موضوع ایمیل شما ندارد. در نتیجه باید طوری هدف خود را بنویسید که به هیچ عنوان برای او مبهم یا اشتباه برانگیز نباشد.

خاتمه نامه

اینکه چطور و با چه کلماتی ایمیل رسمی انگلیسی خود را به پایان می‌رسانید نیز به اندازه مراحل قبلی مهم است. این بخش آخرین قسمتی است که گیرنده به آن نگاه می‌کند و در نتیجه با انتخاب یک عبارت مناسب می‌توانید تأثیر خوبی روی او بگذارید.

همچنین در این قسمت شما باید نام کامل، اطلاعات تماس و عنوان (در صورت لزوم) خود را بنویسید. در صورتی که به خوبی این بخش را به پایان برسانید نام شما به احتمال بیشتری در ذهن مخاطب می‌ماند.

به‌علاوه اگر بتوانید از یک الگوی امضای حرفه‌ای استفاده کنید روی مخاطب تاثیر بیشتری خواهید داشت. برخی از کلمات و عباراتی که در انتهای ایمیل خود می‌توانید استفاده کنید به شرح زیر هستند:

Sincerely,

Jordan Smith

Professor of [field of study name], [name of] College

[Email address]

[Phone number]

شما همچنین می‌توانید در کلاس‌های آموزش زبان آنلاین شرکت کنید تا به طور کامل نحوه نوشتن یک ایمیل رسمی انگلیسی را بیاموزید.

قالب‌بندی و فرمت ساخت یک ایمیل رسمی انگلیسی

بسیاری از ایمیل‌های غیررسمی ممکن است ساختار خاصی نداشته باشند اما در ایمیل‌های رسمی نحوه قالب بندی و فرمت ساختاری اهمیت بسیاری دارد. یک ایمیل رسمی باید شامل تمام موارد زیر باشد:

عنوان

عنوان شما باید خاص اما مختصر باشد. عنوان مطلوب معمولا شش تا ده کلمه است.

سلام

در صورت امکان گیرنده را با نام خودش مخاطب قرار دهید. همچنین بهتر است در کنار نام، از عنوان یا افتخارات مخاطب نیز استفاده کنید. به عنوان مثال Dear Professor Smith.

متن ایمیل

در این بخش هدف و پیام اصلی ایمیل خود را با دستور زبان مناسب و جملات کامل توضیح می‌دهید.

امضا

خاتمه ایمیل شما باید رسمی باشد. در این قسمت از نام و نام خانوادگی خود استفاده کنید. اگر ایمیل خود را از طرف سازمان خاصی باید بفرستید، عنوان سازمانی را نیز در این قسمت ذکر کنید.

در مورد قالب بندی ایمیل رسمی یکسری نکات اضافی را نیز باید رعایت کرد، از جمله:

انتخاب فونت ایمیل

امروزه در بسیاری از پلتفرم‌های مدرن ایمیل امکان استفاده از فونت‌های مختلف وجود دارد، اما بهتر است از یک فونت مشترک و قابل خواندن در تمامی پلتفرم‌های قدیمی و جدید موجود استفاده کرد، برای مثال فونت‌های Verdana ، Calibri ، Times New Roman ،Georgia Helvetica, و Arial. به یاد داشته باشید که اگر برای ایمیل رسمی خود یک فونت جدید و غیر معمول انتخاب کنید، ممکن است برخی از پلتفرم‌های ایمیل نتوانند آن را بخوانند. همچنین در ایمیل رسمی انگلیسی خود بیش از یک یا دو فونت استفاده نکنید چون باعث می‌شود که ایمیل شما غیر رسمی یا حتی ناخوانا به نظر برسد.

آدرس ایمیل مناسب

اگر می‌خواهید مخاطب ایمیل شما را جدی بگیرد بهتر است یک آدرس ایمیل مناسب داشته باشید. برای مثال بهتر است برای ایمیل‌های رسمی خود از آدرس ایمیلی استفاده کنید که صرفا شامل نام شما بوده و هیچ حرف اضافه‌ای نداشته باشد، برای مثال آدرس ایمیل زیر برای ایمیل‌های رسمی چندان مناسب نیست:

KittenL0ver73٪@example.com

در حالی که این آدرس ایمیل کاملا رسمی بوده و توجه مخاطب را بیشتر به خود جلب می کند:

TaylorJones@example.com

همچنین اگر دانشجو هستید یا از طرف سازمان خاصی ایمیل می‌نویسید، بهتر است از ایمیل رسمی آن موسسه آموزشی یا سازمان استفاده کنید. به عنوان مثال اکثر دانشگاه‌ها و کالج‌ها به دانشجویان خود ایمیل رسمی می‌دهند.

استفاده از الگوهای امضا برای ایمیل رسمی

یکی از روش‌هایی که به واسطه آن می‌توانید روی مخاطب خود تأثیر بیشتری بگذارید این است که از الگوی امضای حرفه‌ای استفاده کنید. یک الگوی امضا شامل اطلاعات کامل تماس شما نیز هست.

در شکل زیر یک نمونه از بخش خاتمه ایمیل حاوی یک الگوی امضا حرفه‌ای آورده شده است. برای الگوی امضای مورد استفاده در این شکل از سایت اینویتو المنت استفاده شده است. در این سایت الگوهای امضای ایمیل حرفه‌ای بسیاری وجود دارند که می‌توانید از آنها استفاده کنید.

سوالات رایج

در ادامه سوالات رایج کاربران را پاسخ خواهیم داد.

1. چه زمانی باید از ایمیل رسمی استفاده کنیم؟

معمولا زمانی از لحن رسمی در ایمیل استفاده می‌کنیم که طرف مقابل را نمی‌شناسیم و یا مخاطب ما فردی با قدرت و نفوذ بالاست. همچنین برای ایمیل‌های کاری نیز لحن رسمی مناسب‌تر است.

2. یک ایمیل رسمی از چه بخش‌هایی تشکیل شده؟