جهان امروز جهان تکنولوژی است و به کمک ایمیلها، پیامهای متنی و شبکه های اجتماعی ایجاد ارتباطات بسیار راحتتر و سریعتر از گذشته صورت میگیرد. اما با این حال هنوز هم تحت شرایط خاصی ناچار به ارسال نامه های رسمی هستیم؛ به عنوان مثال برای استخدام در یک شغل خاص یا ثبت نام در دانشگاه، برای ایجاد ارتباطات شغلی، برای ثبت شکایت یا موقعیتهایی این چنینی ارسال نامه های رسمی لازم و موثر است. به همین دلیل در این مقاله سعی داریم اطلاعاتی در مورد نحوه نگارش صحیح یک نامه رسمی انگلیسی را در اختیار شما بگذاریم.
سرفصل ها
نامه های رسمی
نامه های رسمی دستهای از نامه ها هستند که با لحن و زبان رسمی و با فرمتی خاص نگارش میشوند. این نامه ها اغلب برای اهداف شغلی و اداری نوشته میشوند و دوستان یا خانواده نمیتوانند مخاطب آنها باشند. برای نوشتن نامه های رسمی لازم است یک سری قوانین قراردادی را رعایت کنید تا بتوانید با ایجاد لحن مناسب تأثیر بیشتری بر روی خواننده نامه بگذارید. به یاد داشته باشید نحوه شروع و به پایان رساندن نامه نیز اهمیت بسیاری دارد.
لحن و هدف
در نامه های رسمی، هدف از نگارش نامه باید کاملاً واضح باشد و صراحتاً به آن اشاره شود. لحن نامه نیز بسیار مهم است و انتخاب آن گاهی سخت است. لحن این گونه نامه ها باید قاطع اما مؤدبانه باشد. دقت کنید که از به کار بردن لحن عامیانه و محاورهای جداً پرهیز کنید.
در مورد هدف نامه فکر کنید و به تمام جزئیات مربوط به آن بپردازید، این مسئله به خواننده نامه کمک میکند تا به درستی و به طور کامل هدف شما را درک کند، به این ترتیب پاسخ مناسب و مرتبط را دریافت خواهید کرد. در این زمینه به مثالهای زیر توجه کنید:
· در نامه درخواست کار باید به جزئیاتی اشاره کنید که دلیل تناسب شما با شغل مورد نظر را روشن کند. علت این که چرا برای این شغل درخواست داده اید و چگونه میتوانید به درستی از عهده انجام آن بربیایید.
· برای یک نامه ثبت شکایت خلاصه ای از واقعه ای که اتفاق افتاده است و علت شکایت خود را به روشنی بیان کنید. همچنین اسامی، محل واقعه و تاریخ آن باید حتماً در نامه ذکر شوند.
نکته دیگری که در نامه های رسمی باید به آن توجه شود پاراگراف‌بندی صحیح است. هر موضوع جدیدی که قصد دارید به آن بپردازید باید در پاراگراف جداگانه قید شود. هرگز مسائل غیرمرتبط را در یک پاراگراف قرار ندهید.
یادگیری این نکات می‌تواند جهت نوشتن یک نامه انگلیسی بسیار موثر باشد. شما همچنین میتوانید نکات بیشتر را در کلاس زبان آنلاین بیازموید.
توصیه هایی برای اثرگذاری بیشتر نامه رسمی انگلیسی
۱. سعی کنید خواسته های خود را مختصر و مفید بیان کنید و از گزافه‌گویی بپرهیزید. هدف اصلی خود از نوشتن نامه را در پاراگراف اول توضیح دهید و از موضوع اصلی منحرف نشوید. از آب و تاب دادن و شرح مسائل غیرضروری خودداری کنید. در صورت رعایت این نکته تأثیر نامه شما بیشتر میشود و خواننده خسته نخواهد شد.
۲. پاکنویس و ویرایش مجدد نامه نیز از دیگر نکات مهمی است که باید به آن توجه داشته باشید. یک بار دیگر با دقت نامه را چک کنید تا مطمئن شوید هیچ غلط گرامری یا املایی در نامه وجود ندارد. علائم نگارشی نیز باید کنترل شوند زیرا این علائم به خوانش صحیح جملات کمک میکنند و در صورت استفاده نابجا از آنها ممکن است مفهوم جمله به کلی تغییر کند. همچنین باید توجه کنید که جملات به طور کامل ادا شده باشند و به موقع به پایان برسند. اگر به فرد حرفه ای در این زمینه دسترسی دارید، بهتر است در ویرایش و بازنگری از این شخص کمک بگیرید. غلطهای نگارشی یا گرامری موجود در نامه ممکن است نظر شخص خواننده در مورد شما را تغییر دهند و نتیجه مطلوب برایتان حاصل نشود.
۳. به یاد داشته باشید که تأثیر اولیهای که با نامه ایجاد میکنید، برای همیشه باقی خواهد ماند. از کاغذ مناسب و استاندارد استفاده کنید. مطمئن شوید که نام و آدرس گیرنده در نامه درست و بدون غلط باشد. امضای انتهای نامه نیز کاملاً ضروریست و نباید فراموش شود.
۴. بدنه نامه رسمی انگلیسی نباید از سه پاراگراف بیشتر شود. در صورتی که نتوانید از در سه پاراگراف یا کمتر، آنچه که در نظر داشتید را بیان کنید، به این معناست که اصل خلاصه گویی را رعایت نکرده اید. در پاراگراف اول مستقیماً به خواسته خود و دلیل نوشتن نامه اشاره کنید. در پاراگراف دوم برای روشن تر کردن منظور خود به جزئیات بیشتر یا ذکر مثال بپردازید. در پاراگراف سوم با بیان خلاصه ای از آنچه که به آن پرداخته اید، پیشنهاد و عملکرد خود در آینده را بیان کنید.
۵. کاغذ نامه خود را قبل از قرار دادن در پاکت بیش از حد تا نزنید. این کار غیر حرفه ای بودن شما را نشان می دهد. تنها یک بار تا زدن کافیست.
۶. در قسمت سمت چپ بالای پاکت، نام و آدرس خود، نام شهر و استان و کدپستی خود را بنویسید.
۷. در قسمت پایین سمت راست پاکت، نام و آدرس گیرنده، نام شرکت و کدپستی را بنویسید.
۸. دریافت پاسخ نامه های رسمی اغلب اندکی زمان می برد. توقع نداشته باشید به سرعت به شما پاسخ دهند. بررسی درخواست شما و درخواستهای مشابه سریعاً امکان پذیر نیست. صبور باشید و نگران نشوید.
۹. بهتر است نامه تایپ شده باشد. این یک رفتار حرفه ایست که نشان می دهد شما با روال کار رسمی ادارات آشنا هستید.
۱۰. حتی در صورتی که نامه شکایت را تنظیم میکنید، ادب و متانت خود را در لحن نامه حفظ کنید. موارد ناراحتی و شکایت خود را محترمانه بیان کنید.
۱۱. پیش از ارسال نامه آن را حداقل دو تا سه بار بخوانید تا تمام ایرادات احتمالی را برطرف کنید.
۱۲. اگر امکان تایپ نامه برای شما وجود ندارد، آن را با خطی خوش و خوانا بنویسید.
بخشهای اصلی نامه رسمی انگلیسی
هر نامه رسمی انگلیسی از چند بخش اصلی تشکیل می شود که قابل حذف نیستند. این قسمتها عبارتند از: آدرس فرستنده، تاریخ، آدرس گیرنده، سلام ابتدای نامه، بدنه، انتهای نامه و امضاء.
مواردی که در نامه های رسمی باید از آنها پرهیز کنید
همانگونه که رعایت یک سری قوانین در نوشتن نامههای رسمی الزامی است، مواردی نیز وجود دارند که در این دسته از نامه ها باید از آنها اجتناب شود و وجود آنها در نامه های رسمی نه تنها قابل قبول نیست، بلکه ممکن است بر روی نتیجه نهایی و نظر خواننده تأثیر بگذارند.
- نامه شما باید عاری از هرگونه غلط املایی و گرامری باشد. ابزارهایی برای رفع این غلطها وجود دارند که میتوانند تا حد زیادی کمک کننده باشند. یکی از این ابزارها برنامه رایگان Grammarly است.
- از به کار بردن خلاصه ها و علائم اختصاری و هر نوشتاری که لحن نامه شما را از رسمی به محاوره ای و دوستانه تغییر میدهد پرهیز کنید. به عنوان مثال به جای استفاده از عبارت I’m باید از I am استفاده کنید، به گونه‌ای که تمام حروف کلمات نوشته شوند.
- از دادن اطلاعات غیرضروری و اضافه اجتناب کنید. اطلاعات غیر مرتبط که باعث طولانی شدن نامه و خسته شدن مخاطب میشود را حذف کنید.
- از تکرار یک مطلب یا نکته در چند جای نامه پرهیز کنید. مطلب مورد نظر شما هر اندازه که اهمیت داشته باشد، نباید بیش از دوبار در کل نامه تکرار شود. برای تأکید بر روی موضوعی خاص، به جای تکرار بیجای آن سعی کنید به شکلی تأثیرگذار آن را بیان کنید و نتایج مربوط به آن را در نامه ذکر کنید.
- از لحن پیچیده و کلمات سنگین و دشوار استفاده نکنید. درست است که در نامه رسمی انگلیسی لحن شما نیز باید رسمی باشد، اما این مسئله به معنای دشوار کردن خوانش و فهم موضوع نیست. سعی کنید در عین رعایت ادب و احترام، از کلمات مناسب و واضح استفاده کنید. در غیر این صورت نتیجه مطلوب را بدست نخواهید آورد.
در صورتی که به زبان دیگری به جز انگلیسی نیز علاقمند هستید و تمایل به یادگیری نکاتی مانند نوشتن نامه ایتالیایی را دارید، میتوانید در دوره آموزش زبان ایتالیایی شرکت کنید.
سوالات
در ادامه نظر شما را به تعدادی از سوالات رایج درباره نوشتن نامه رسمی انگلیسی جلب می‌کنیم:
چه تفاوتی بین نامه های رسمی و غیررسمی وجود دارد؟
مخاطب نامه رسمی شخصی است که او را نمی شناسید. نامه های رسمی اغلب برای ادارات و سازمان دولتی نوشته می شوند. زبان و لحن این گونه نامه ها بسیار رسمی و محترمانه است.
نامه های رسمی اغلب برای چه موضوعاتی نوشته می شوند؟
نامه های رسمی می توانند بنا به دلایل بسیاری نوشته شوند. مهمترین و رایج ترین آنها عبارتند از؛ تقاضای کار، پذیرفتن پیشنهاد کاری، پذیرفتن دعوتنامه مراسم رسمی، معرفی نامه شغلی، تنظیم قرار ملاقات کاری یا تحصیلی.
منظور از هدینگ (heading) در نامه رسمی انگلیسی چیست؟
هدینگ در نامه های رسمی از نام و اطلاعات گیرنده نامه تشکیل می شود. این اطلاعات شامل آدرس ایمیل، شماره تلفن و آدرس پستی نیز می شود که به دنبال آن تاریخ آورده می شود. این اطلاعات که هدینگ نامیده می شوند، در قسمت گوشه سمت چپ بالای صفحه قرار می گیرند.
نامه رسمی چگونه آغاز می شود؟
نامههای رسمی با عباراتی مانند (جناب آقای/ سرکار خانم) آغاز می شود که در نامه نگاری انگلیسی salutation نام دارند. در آغاز این گونه نامه ها هدف از نگارش نامه به اختصار بیان می شود و در پاراگراف-های بعدی توضیحات تکمیلی ارائه می شود.
چطور می توان طی یک نامه رسمی درخواست افزایش حقوق کرد؟
این یک تقاضا نامه یا درخواست است. با ادب و احترام عواملی که باعث شده است حقوق فعلی شما کافی نباشد را توضیح دهید، یا اینکه به دلیل استحقاق خود برای افزایش حقوق اشاره کنید. در این نامه در مورد مشکلات خود و سابقه کاری خود در شرکت صحبت کنید.
(تاکنون امتیازی ثبت نشده است)
Loading...
